Умение грамотно планировать свою жизнь от работы и до досуга очень важный и полезный навык в условиях постоянно ускоряющегося ритма современной жизни, но далеко не каждый может похвастаться этим умением. Дословно тайм-менеджмент переводится как «управление временем», и именно с этой точки зрения мы и будем рассматривать эту технологию: основы тайм-менеджмента, как развить в себе суперспособность.
У каждой силы должна быть своя задача, у тайм-менеджмента главной из них является управление своей жизнью, из чего вытекает спокойствие и отсутствие переживаний за выполнение работы, максимальная эффективность при минимальных затратах энергетических ресурсов и радость от возможности наконец-то позволить себе отдых.
Достигнуть такого просветления можно при соблюдении трёх главных правил или лучше сказать основных принципов тайм-менеджмента: приоритизация, планирование, структурирование. Понимая значение каждого из них, легко начать применять их в постановке задач и составлении своего расписание.
Приоритеты. Каждому из нас зачастую приходится выполнять сразу несколько задач, что естественно, ведь иначе потребности в тайм-менеджменте никто бы и не испытывал, и именно поэтому очень важно разобраться с приоритетностью их выполнения. Из чего она может состоять выбирать лично вам, но вот основные маркеры на которые можно опираться в начале пути: срочность и важность выполнения, а также степень сложности и затратность сил на реализацию работы. Определившись с приоритетностью, вы можете составить грамотную последовательность выполнения задач, что позволит заметно сократить время на их выполнение.
Планирование. Этот пункт невозможен без выполнения первого. Главный принцип планирования – постановка конкретных сроков выполнения работ и предполагаемого времени, нужного для её осуществления.
Структурирование. Каждое занятие по определению должно иметь начало и конец, поэтому одной из основных задач в составлении своего графика станет умение отслеживать выполнение и результат выполняемого труда, что и является структурированием задач.
Далеко не все техники и методики тайм-менеджмента строятся одновременно на всех трёх компонентах, но благодаря их комбинированию вы сможете научиться грамотно и эффективно составлять порядок своих действий, так что понимание всех основ обязательно!
Опираясь на изучение базы тайм-менеджмента, каждый человек может самостоятельно разработать для себя действенные методы борьбы с прокрастинацией, но для начала можно воспользоваться уже существующими. Разберём несколько приёмов, способных помочь вам более продуктивно составлять график и планировать свой день.
- Хотя бы N минут
- Матрица Эйзенхауэра
Порядок выполнения задач ставится опираясь на пересечения разных колонок по принципу:
А) Важно и срочно – делать. Как правило, работа, стоящая в этой ячейке, имеет строго определённый дедлайн, нарушение которого может повлечь за собой серьёзные последствия, так что с этими делами нужно разбираться в первую очередь
Б) Важно и не срочно – запланировать. Здесь могут стоять задачи, не имеющие конкретных сроков выполнения, но нужные для вашего роста. Подобные занятия не должны быть упущены в череде невыполненной работы и срочных дел, так что их лучше всего внести в список дел, но отложить до конца исполнения более неотложных задач.
В) Неважно и срочно – передать. Если такая возможность имеется, работа, не требующая определённых навыков и подготовки, с которой может справиться любой, можно аккуратно и обосновано передать своим коллегам, подчиненным или друзьям и знакомым, освободив своё время для выполнения более важных задач.
Г) Неважно и не срочно – снять. Если вы нашли в своём списке дел задачи, которые пересекаются в этих столбцах, то самым правильным решением будет вычеркнуть их из графика. Эти действия не несут никакой пользы, а возможно и цели, занимаясь ими, вы лишь отвлекаете себя от более важных вопросов, так что по возможности старайтесь сократить или полностью удалить из своего плана подобную деятельность.
- Хронотипы
Медведи.
Комфортное время пробуждения - с 7 до 11 утра, расцвет продуктивности в период с 11 до 18 часов, а наилучшее время для сна должно быть выбрано не позднее 23 часов.
Львы.
Просыпаются без будильника с 5:30 до 10 утра, максимальная продуктивность с 10 до 17, отбой до 22:30.
Волки.
Новый аналог сов, им очень сложно даётся подъём утром, их время с 7:30 до 12, работа до 20 часов, сон могут отложить до 00:00.
Дельфины.
Люди этого типа имеют очень разрозненный режим сна, даже проснувшись с 6 до 10, они легко могут заснуть обратно. Пик их продуктивности с 10 до 18. Чтобы уснуть им нужно убрать любые экраны хотя бы за два часа до отбоя.
Разработчик этой системы считает, что правильный подбор своего хронотипа и следование его потребностям значительно улучшат не только эффективность труда, но и физическое и эмоциональное состояние человека.
На тему тайм-менеджмента написано немало книг, а приложений создано ещё больше, так что каждый сможет найти нужный способ, чтобы начать заниматься распределением своих ресурсов и времени. А мы решили задать несколько вопросов нашему эксперту в мире тайм-менеджмента Александре Беловицкой.
Александра, можете объяснить свою позицию, почему Вы считаете, что тайм-менеджмент важен в жизни каждого человека, и как именно вы пришли к нему?
Я считаю, что тайм-менеджмент нужен всем, потому что он помогает более эффективно распределять время в течении дня, недели, месяца, года и вообще всей жизни. Я думаю, что корни тайм-менеджмента ведут ещё к детскому саду и кружкам, которые я посещала, их было несколько и всё это нужно было как-то вмещать в одну неделю. Мои родители составляли какой-то план, на который я смотрела и пыталась понять: что, как, когда... И, наблюдая за этим, понимая, что это «классно, хорошо, везде успеваешь», я начала сама распределять своё время, чтобы не упустить ничего интересного на тех же кружках. Потом наступает школа, с ней наступают разные секции, музыкальная школа, спортивные занятия и это всё нужно как-то уместить в 24 часа, не забывая об уроках и сне. Уже на этом этапе нужно уметь распределять своё время так, чтобы всё успеть. Но если ты во время школы и детского сада составляешь своё расписание и у тебя нет выбора сходить в музыкальную школу или на уроки в другое время, то когда ты становишься взрослым ты начинаешь смотреть на планирование немножко иначе. У тебя есть чёткие временные рамки, но все занятия ты можешь распределять как тебе захочется.
Какие методики или приёмы вы можете посоветовать нашим читателям?
Первое - это найти свой график динамики, сил на день. У каждого человека есть свои динамические перепады энергии и очень важно для себя выделить то время, в которое вы наиболее энергичны и чувствуете наибольший подъём силы, то время, в которое вы готовы работать. Например, у меня это примерно с 10 утра и до часу, после обеда окно лени, как я его называю, с 14 до 15. С 17 и до 20 я опять могу эффективно включиться в какую-то задачу. Понять цель, для чего вам нужен тайм-менеджмент, и, наверное, это самое главное, потому что без чёткой цели вы будете сливаться, постоянно. Когда есть цель выстраивать тайм-менеджмент очень просто. Потому что я бы не сказала, что тайм-менеджмент – это простое расписание на день, как в школе, тайм-менеджмент – это эффективное управление своим временем. И когда у вас есть чёткая цель, то благодаря тайм-менеджменту даже во время рабочего дня можно найти время для выполнения задач помогающих реализовать вашу цель. Записывать важные дела во время, когда вы наиболее эффективны тоже один из главных советов, которых я сама придерживаюсь.
На что следует опираться в первую очередь при составлении своего расписания?
Опираться на свои приоритеты. В первую очередь ставить дела, которые невозможно отложить, например, если я иду на приём к врачу, я понимаю, что время записи зависит не только от меня. Я люблю планировать свои занятия на 1-2 дня вперёд, а важные дела на неделю или даже на месяц. Каждый новый месяц я уже понимаю, какие важные задачи меня ждут в нём. На день я выделяю себе не более 1-2 главных задач, которые точно надо выполнить, это погань концентрироваться.
Как не сдаться в начале пути?
Тут помогут игровые механики. У меня допустим всегда есть два ежедневника: первый – это оффлайн ежедневник, а второй – онлайн. В онлайн календаре я вписываю важные дела, события, которые нужно не забыть, которые нельзя подвинуть. Есть приложения, которые помогают закрывать задачи, и это становится интересной игрой, ты повышаешь свой уровень эффективности и тебе это нравится, ты собой доволен. Такие приложения помогают увидеть свой прогресс и не бросить это дело. Но и опять же, если вы начинаете планировать свой график, старайтесь не ставить себе слишком больших целей, ставьте 2-3 задачи на день, которые вам нужно выполнить. Ещё вариант – это бумажный ежедневник, потому что мне, например, нравится что-то зачёркивать, зарисовывать, ставить галочки, что я-молодец, именно в письменном варианте, потому что это всё таки отличается от онлайн носителя. Кстати ещё один лайфхак – это планировать время, которое вы затратите на выполнение той или иной работы, потому что если в итоге это время не совпадёт с вашим расписанием, то ваша эффективность сильно упадёт, это начнёт демотивировать вас, поэтому распределяйте время. За закрытый день можете себя радовать: прогулкой, едой, сериалом, не забываейте себя хвалить. И не забывайте следить за тем, как тайм-менеджмент приближает вас к выполнению поставленной цели, потому что когда вы её достигнете вам будет очень приятно, и осознание того, что такой новый инструмент помог вам в этом придаст мотивации пользоваться им и в дальнейшем.
Здоровое отношение к планированию и стабильный и нормированный график помогут вам не только наладить свой режим сна и улучшить физическое самочувствие, повысить эффективность на работе и справиться со стрессом, благодаря правильному распоряжению своим временем вы начнёте больше отдыхать и меньше нервничать, что также улучшит психологическое и эмоциональное состояние. Начать заниматься своим режимом дня – это непростая задача, но результаты могут превзойти все ожидания. Так или иначе, выбирать только вам.
Обложка